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Kostenloser Leitfaden zur Einführung eines Hinweisgebersystems

5 einfache Schritte für die Integration eines Hinweisgebersystems und die Einrichtung einer Meldestelle.

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Schulungen und Zusatzfunktionen

Wählen Sie Schulungen und zusätzliche Funktionen nach Ihren Bedürfnissen aus.

Individuelle Einrichtung
500 €einmalig

Einrichtung von Meldeportal und Fallmanagement nach Ihren Maßgaben

Admin-Schulung

Individuelles Training der Hauptverantwortlichen des Systems

500 €einmalig
Bearbeiter-Schulung

Individuelles Training der Bearbeiter des Systems

500 €einmalig
Eigene Rufnummer

Telefonischer Meldeweg mit eigener Rufnummer und Mailbox

25 €p.M.
Eigene domain

Betrieb des Meldeportals unter eigener Domain z.B. https://www.IhreDomain.de

20 €p.M.
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Alle Funktionen im Überblick

Die wichtigsten Leistungsmerkmale

TÜV geprüfte Sicherheit

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ISO/IEC 27001 zertifiziert vom TÜV Süd für höchste Qualität und Zuverlässigkeit

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Meldeportal mit Dialogfunktion

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Anonyme Kommunikation mit den Hinweisgebenden über Webseite, Telefon und E-Mail

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Begleitung bei Einrichtung und Betrieb

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Unterstützung bei der Einrichtung des Meldeportals und bei der Einführung im Unternehmen

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Erstberatung durch Compliance-Anwälte

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Kostenlose Erstberatung der Bearbeiter bei Eingang von Hinweisen

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Übertragung der Pflichten an Vertrauensanwälte

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Übertragen Sie die interne Meldestelle und alle Pflichten an unsere Vertrauensanwälte

Zusätzlich buchbar

Entwickelt von Compliance-Anwälten

Vorbefüllter Meldebogen

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Meldeportal mit rechtssicheren und zweckmäßigen Texten vorbefüllt, anpassbar

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Voreingestellter Workflow

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Rechtlich vordefinierter Workflow zur Fallbearbeitung, individuell anpassbar

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Automatisiertes Fristenmanagement

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Automatische Statusmeldungen per E-Mail zur Einhaltung von gesetzlichen Fristen

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Voreingestelltes Impressum

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Unterstützung bei der Einhaltung des Teledienstegesetzes, anpassbar

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Vorgefertigte Datenschutzinformation

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Rechtssichere Texte im System voreingestellt, anpassbar

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Unterstützung von Anwälten

Kostenlose Erstberatung

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Kostenlose Erstberatung der Bearbeiter bei Eingang von Hinweisen

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Leitfaden zur Einführung

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Leitfaden zur Einführung eines Hinweisgebersystems

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Leitfaden zur Kommunikation

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Leitfaden zur Kommunikation gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Nutzern

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Mitarbeiter Workshop

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Workshop mit allen Mitarbeitern zu Vorteilen und Nutzung des Hinweisgebersystems

Zusätzlich buchbar

Übernahme der Meldestelle

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Übernahme der gesamten Meldestelle durch erfahrene Vertrauensanwälte

Zusätzlich buchbar

Anwaltliche Unterstützung

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Persönliche Erreichbarkeit der Vertrauensanwälte, auch außerhalb Bürozeiten

Zusätzlich buchbar

Entgegennahme und Einordnung eingehender Hinweise durch Vertrauensanwälte

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Hier steht ein Beschreibungstext.

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Organisations-Richtlinie zur Implementierung einer Meldestelle für Hinweisgeber

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Hier steht ein Beschreibungstext.

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Prüfung der Meldestelle und Ausstellung eines Compliance Zertifikats

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Hier steht ein Beschreibungstext.

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Erstellung einer prüffähigen Anwenderdokumentation

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Videotutorial (Abholung hinweisgebende Personen zu Gesetz und Nutzung System)

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Vertrauensanwälte sind vom Unternehmen beauftragt und diesem verpflichtet

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Anwaltlich verpflichtende Anonymisierung der hinweisgebenden Personen

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Plausibilitäts-, Relevanz- und Substanzprüfung der eingehenden Hinweise

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Kompetenter Dialog mit hinweisgebenden Personen durch Vertrauensanwälte

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Erledigung gesetzlicher Antwort- und Reaktionsvorgaben

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Weitergabe validierter Hinweise an verantwortliche Ansprechpartner

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Berichterstattung an verantwortliche Ansprechpartner

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Tätigkeit in strafrechtlich relevanten Fällen

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Bearbeitung von Hinweisen mit Auslandsbezug

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Cloudbasierte Bereitstellung des Hinweisgebersystems

Cloudbasierte Software (SaaS)

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Keine Installation auf Systemen und kein technisches Know-how erforderlich

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Höhenverfügbarkeit von 99%

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Keine Systemausfälle und kein Risiko von Rechtsverstößen

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Eigene AdvoWhistle Domain

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Einfache Erreichbarkeit im Browser unter Ihrer AdvoWhistle Domain: „Kunde.advowhistle.de“

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Erfüllt das Hinweisgeber-Schutzgesetz

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Rechtssicher und keine Rechtsverstöße zu befürchten

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Erfüllt das Lieferkettengesetz (LkSG)

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Erfüllung Lieferkettengesetz, kein weiteres System erforderlich

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Nutzung für verbundene Unternehmen

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Erweitertes Nutzungsrecht für verbundene Unternehmen (§ 15 AktG)

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TÜV geprüfte Daten- und Informationssicherheit

Sicheres Hosting in Deutschland

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Gehostet in der ISO und TISAX zertifizierten Open Telekom Cloud für Datensicherheit

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Erfüllt die DSGVO-Anforderungen

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Rechtssicheres Datenmanagement und keine Sorge vor Datenschutzverstößen

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Auftragsverarbeitung mit TOM-Angabe

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Vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag zur rechtssicheren Datenweitergabe

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ISO/IEC 27001 zertifiziert

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TÜV Süd geprüft für höchste Qualität und Zuverlässigkeit

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2-Faktor-Authentifizierung

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Login mit 2-Faktor-Authentifizierung. Schützt Ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen

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Anonymisierter Dialog

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Verbesserte Erkennung von Problemen durch geschützten Dialog mit Hinweisgebenden

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Identitätsschutz des Hinweisgebenden

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Anonymisierung, Datenverschlüsselung und keine Speicherung von IP-Adressen

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Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

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Kein Zugriff durch Systembetreiber und Dritte. Die Datenhoheit liegt alleine bei Ihnen

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Private Verschlüsselungsschlüssel

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Kein Zugriff durch Systembetreiber und Dritte. Datenhoheit allein bei Ihnen

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Hohe Systemzuverlässigkeit

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Penetrationstests durch Experten der SySS GmbH. Schutz vor Hackerangriffen

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Rechtssichere Meldewege für hinweisgebende Personen

Öffentliches Meldeportal

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Verfügbarkeit ohne Zugangsbeschränkungen, gesetzeskonforme Einrichtung der Meldestelle

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Meldeweg über Telefon

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Hinweise können sicher und anonym unter eigener Rufnummer abgegeben werden

Zusätzlich buchbar

Meldeweg über E-Mail

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Weiterleitung und Import von Hinweisen über E-Mails zur Bearbeitung in einem System

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Hinweise aus externen Quellen

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Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen, unabhängig der Herkunft

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Mehrsprachigkeit mit 29 Sprachen

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Senkung der Hemmschwelle für Menschen aller Sprachen, Hinweise abzugeben

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Barrierefreiheit

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Barrierefrei nach dem BITV 2.0 Standard für uneingeschränkte Nutzung aller Hinweisenden

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Gendergerechte Sprache

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Keine Geschlechter-Diskriminierung zur Förderung von Vielfalt

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Mehrere Meldeportale

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Betreibung mehrerer Meldeportale in einem Account durch Mehrmandantenfähigkeit

5

Keine Datenveränderung

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Keine Übersetzung oder Veränderung von Hinweisen mittels KI oder externen Servern

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Originale Meta-Daten

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Keine Löschung oder Veränderung von Metadaten. Verwendbar für Beweiszwecke

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Mehrere Dateianhänge und -Typen

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Hinzufügen von Anhängen wie Fotos, Dokumenten, Audiodateien zu Beweiszwecken

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Unbegrenzte Anzahl von Hinweisen

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Unbegrenzter Einsatz des Systems ohne Mehrkosten

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Unbegrenzte Datenspeicherung

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Unbegrenzte Speicherung von Hinweisen und Dokumenten ohne Mehrkosten

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Digitale interne Meldestelle für hinweisgebende Personen

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Geschützter digitaler Meldeweg mit anonymer Dialogfunktion

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Vollständige Anonymität nach Wahl der hinweisgebenden Person

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Fallmanagement für Bearbeiter

Integrierte Fallbearbeitung

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Vollständige Bearbeitung und Dokumentation in AdvoWhistle. Keine weitere Software erforderlich

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Dashboard aller Hinweise

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Übersicht über alle Hinweise und deren Bearbeitungsstand

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Fallbearbeitung in Deutsch oder Englisch

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Nutzung des Systems in englischer Sprache für internationalen Einsatz

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E-Mail Benachrichtigungen

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Kein ständiges Kontrollieren des Systems erforderlich, keine Fristen verpassen

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Mehrstufige Berechtigungsrollen

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Einsicht und Nutzung des Systems mit abgestuften Rollen

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Zuweisung von Hinweisen

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Zuweisung einzelner Hinweise an einzelne Bearbeiter möglich

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Leserechte für Dritte

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Leserechte für einzelne Hinweise können zur Aufklärung an Dritte weitergegeben werden

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Interne Vermerke und Kommunikation

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Praktische Bearbeitung aller Hinweise innerhalb des Systems

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Revisionsicheres Logbuch

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Jederzeit nachvollziehbare Beweissicherung für alle Bearbeitungen im System

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Dokumentation der Hinweisbearbeitung

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Einfaches Festhalten und Auswerten der Bearbeitungsergebnisse

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Archivierung von Hinweisen

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Rechtssichere Speicherung und Löschung von Hinweisen mit eigenen Fristen

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Datenexport (PDF und ZIP)

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Leichte Übertragung von Hinweisen in andere Systeme

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Berichterstellung

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Sofortiger Überblick und statistische Auswertung über alle Hinweise möglich

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Export statistischer Daten

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Bereitstellung der statistischen Auswertungen für Weiterverarbeitung als CSV Datei

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Anpassungsmöglichkeiten

Eigene Markenidentität

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Benutzeroberfläche mit Logo und Unternehmensfarben frei anpassbar

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Anpassbarer Meldebogen

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Themen (Fallkategorien), Fragen und Antworten im Meldebogen frei anpassbar

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Abbildung von Organisationsstrukturen

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Abbildung von Organisationsstrukturen auf Gruppen-, Standort- oder Abteilungsebene

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Anpassbare Prozessschritte

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Prozessschritte und -dokumentation anpassbar an interne Bearbeitungsstandards

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Impressum und Datenschutzhinweis

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Impressum und Datenschutzhinweis frei anpassbar an das Unternehmen

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4-Augen-Prinzip

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Freigabe und Genehmigung durch integriertes 4-Augen-Prinzip

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Individuelle Aufbewahrungsfrist

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Frei definierbare Aufbewahrungsfrist für alle Hinweise

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Mehrere Meldeportale

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Mehrmandantenfähigkeit für die Nutzung von verbundenen Unternehmen

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Eigene Domain

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Anbindung zum Betrieb unter eigener Domain https://www.Kundendomain.de

Zusätzlich buchbar

Unterstützung der Kundenbetreuung

Persönliche Kundenbetreuung

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Stets erreichbar für Support und Fragen per Telefon und E-Mail von 08:00 - 18:00 Uhr

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Kundenbetreuung über Chat und E-Mail support@iwhistle.de

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Kundenbetreuung per Telefon für Geschäftszeiten (08:00 - 18:00 Uhr)

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Persönlicher Kundenbetreuer direkt erreichbar

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Ersteinrichtung

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Begleitung durch Kundenbetreuer bei Einrichtung und Anpassung des Systems

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Technische Ersteinrichtung von Meldeportal, Meldebogen und der Prozessschritte zur Fallbearbeitung

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Implementierung kundenseitiger Workflows mit Prozessschritten und -dokumentation

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Begleitung durch Kundenbetreuer bei Einrichtung und Anpassung des Systems

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Individuelle weitere Systemanpassungen in Absprache mit verantwortlichen Mitarbeitern

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Schulung für Administratoren

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Individuelles Training der Hauptverantwortlichen des Systems

Zusätzlich buchbar

Schulung für Bearbeiter

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Individuelles Training der Bearbeiter im System

Zusätzlich buchbar

Laufender Zugang zu persönlichem, geschulten Kundenbetreuer und Vertrauensanwalt

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